출연자에게 촬영본 사용 범위를 설명할 때 밝힐 배포처

다섯 범위를 배포 계획으로

아래 범위 표의 다섯 범위는 출연자의 동의 자료에 같은 말로 남깁니다. 배포 계획과 동의 자료가 같은 다섯 범위를 같은 말로 다루면, 나중에 새 배포처가 생겼을 때 그것이 동의한 범위 안인지 밖인지를 바로 가릴 수 있습니다. 출연자에게도 배포 계획표의 사본을 건네, 자기 모습이 어디에 쓰이는지 나중에도 확인할 수 있게 합니다.

설명하는 방식

설명은 배포 계획표를 출연자에게 보여 주며 줄마다 합니다. 각 배포처에서 실제로 어떤 모습으로 보이는지 예시 화면을 함께 보여 주면, 출연자가 「홈페이지」나 「숏폼」 같은 말을 자기 모습이 나오는 화면으로 떠올릴 수 있습니다. 설명을 들은 출연자가 한 질문과 병원이 한 답은 동의 자료와 같은 폴더에 함께 남깁니다.

설명은 반드시 촬영 전에 합니다. 촬영이 끝난 뒤에 설명하면 출연자가 이미 찍힌 모습을 두고 동의 여부를 정해야 하므로, 거절하기 어렵게 느낄 수 있습니다. 촬영 전에 설명해 출연자가 범위를 알고 촬영에 임하게 합니다.

범위마다 따로 정하게 하기

다섯 범위는 한 번에 모두 동의받지 않고 범위마다 따로 정하게 할 수 있습니다. 채널 게시와 숏폼에는 동의하지만 광고에는 동의하지 않는 출연자도 있을 수 있기 때문입니다. 동의 자료에 범위마다 동의 여부를 표시하는 칸을 만들고, 동의하지 않은 범위는 배포 계획표의 동의 여부 칸에 표시해 편집 담당자와 광고 담당자가 알 수 있게 합니다.

촬영자에게 권리가 있어도 허락이 필요한 까닭

병원이 직접 찍은 영상이라도 출연자의 모습을 쓰려면 출연자의 허락이 필요합니다. 한국저작권위원회의 상담 사례는 사진의 저작권은 촬영자에게 있지만 인물의 초상이 담긴 사진을 이용하려면 초상자의 허락을 받아야 한다고 답하며, 촬영한 고객 사진을 매장에 전시하거나 홈페이지 광고에 쓰는 경우를 예로 듭니다.

허락이 필요한 범위도 얼굴만이 아닙니다. 같은 위원회의 다른 상담 사례는 특정인임을 식별할 수 있는 신체적 특징이 드러난다면, 얼굴뿐만 아니라 외모 전체를 포함해 마스크를 쓴 사람이나 뒷모습만 나온 사람에게도 초상 사용의 허락을 받아야 한다고 답합니다. 그래서 출연자에게 배포처를 설명할 때는 얼굴이 크게 나오는 화면만이 아니라 뒷모습이나 손이 나오는 화면이 어디에 쓰이는지도 함께 밝힙니다.

원본과 재편집

원본은 편집 전 촬영본 전체입니다. 출연자가 편집에서 빠질 것이라 생각한 말이나 모습도 원본에는 남아 있습니다. 원본을 병원의 어느 저장 공간에 두고 누가 열어 볼 수 있는지를 설명하고, 외주 편집자가 원본을 받는다면 그 사실과 작업이 끝난 뒤 원본을 어떻게 돌려받는지도 함께 밝힙니다.

재편집은 같은 촬영본으로 처음 설명한 영상과 다른 영상을 만드는 것입니다. 처음에는 진료 안내 영상 한 편으로 설명했는데 나중에 같은 촬영본으로 병원 소개 영상을 만든다면, 출연자는 자기 말이 다른 맥락에 놓이는 것을 알 수 없습니다. 재편집을 할 수 있다면 어떤 주제의 영상까지인지를 동의 자료에 씁니다.

숏폼과 외부 채널

숏폼은 긴 영상의 일부를 잘라 쓰므로, 출연자의 말 가운데 한두 문장만 남을 수 있습니다. 잘라 쓸 수 있는 구간을 미리 정해 출연자에게 보여 주고, 숏폼을 올릴 채널도 함께 밝힙니다. 잘린 문장만으로 출연자의 말이 다른 뜻으로 들릴 수 있는 구간은 숏폼에 쓰지 않을 구간으로 정해 동의 자료에 씁니다.

외부 채널은 병원 유튜브 채널 밖의 배포처입니다. 병원 홈페이지, 블로그, 다른 SNS, 대기실 화면, 광고, 외부 매체 기고가 여기에 들어갑니다. 특히 광고로 쓸지 여부는 따로 떼어 밝힙니다. 앞의 상담 사례가 홈페이지 광고를 예로 든 것처럼, 같은 촬영본이라도 광고로 쓰는지가 출연자에게는 다른 사용으로 받아들여질 수 있습니다.

보관과 삭제

보관은 배포가 끝난 뒤에도 촬영본을 얼마나 두는지입니다. 보관 기간을 정하고, 기간이 끝나면 지울지 출연자에게 다시 동의를 받을지를 함께 정해 설명합니다. 원본, 편집본, 숏폼, 백업처럼 촬영본이 여러 곳에 흩어져 있다면 기간이 끝났을 때 지울 대상의 목록도 함께 만듭니다.

게시한 영상을 지우는 일도 보관 범위에 들어갑니다. 유튜브 고객센터는 동영상 삭제는 영구적이며, 나중에 동영상을 보려면 백업을 저장해야 한다고 안내합니다. 출연자가 나중에 게시 중단을 요청할 때 영상을 지울지 비공개로 돌릴지, 원본과 백업은 어떻게 할지를 미리 정하면 그 요청에 같은 기준으로 답할 수 있습니다.

배포 계획표

배포처마다 한 줄씩 아래 표로 정리하고, 범위 칸에는 그 배포처가 범위 표의 다섯 범위 가운데 어디에 드는지를 쓰며, 출연자에게 설명할 때 이 표를 그대로 보여 줍니다.

동의 자료에 담을 것

동의 자료에는 범위 표의 다섯 범위와 같은 말을 쓰고, 범위마다 동의 여부를 출연자가 직접 표시하게 합니다. 여기에 촬영 날짜, 촬영한 영상의 주제, 보관 기간, 게시 중단을 요청할 연락처를 함께 쓴 뒤 출연자의 서명을 받습니다. 연락처가 있어야 출연자가 나중에 마음이 바뀌었을 때 누구에게 말해야 하는지 압니다.

동의 자료는 배포 계획표와 같은 폴더에 보관하고, 파일 이름에 출연자 이름과 촬영 날짜를 넣어 표의 동의 자료 위치 칸과 이어지게 합니다.

편집과 광고 담당자에게 알리기

배포 계획표는 출연자에게 설명하는 데서 끝나지 않고, 촬영본을 다루는 사람 모두가 같은 표를 씁니다. 편집 담당자는 배포 계획표에서 범위 칸이 재편집이나 숏폼인 줄을 보고 쓸 수 있는 구간과 주제를 확인하고, 광고 담당자는 범위 칸이 외부 채널인 줄의 동의 여부 칸을 보고 광고에 쓸 수 있는 출연자를 가립니다. 표가 바뀌면 바뀐 줄을 두 담당자에게 같은 날 함께 알립니다.

계획이 바뀔 때

배포 계획표에 없는 새 배포처가 생기면, 그 배포처를 표에 한 줄로 더하고 출연자에게 새로 설명해 동의를 받습니다. 동의를 받은 날은 출연자에게 설명한 날 칸에, 새 동의 자료의 파일 이름은 동의 자료 위치 칸에 씁니다. 기존 동의 자료에 「병원 홍보 전반」처럼 넓은 말만 있다면, 새 배포처가 그 안에 드는지 병원이 혼자 판단하지 않고 출연자에게 묻습니다.

출연자가 병원을 떠난 뒤에도 영상은 남을 수 있습니다. 퇴직이나 소속 변경이 있을 때 영상을 어떻게 할지도 보관 범위에 미리 넣어 설명합니다.

설명이 모자라는 경우

첫째는 촬영 당일 현장에서 말로만 설명하는 경우입니다. 배포 계획표 없이 말로 한 설명은 출연자와 병원이 서로 다르게 기억할 수 있습니다.

둘째는 채널 이름만 말하고 숏폼과 광고는 빼는 경우입니다. 출연자는 긴 영상 한 편을 생각하고 동의했는데, 짧게 잘린 영상이 광고로 쓰이면 동의한 범위와 다르게 받아들입니다.

셋째는 뒷모습이나 손만 나오는 출연자에게는 설명을 하지 않는 경우입니다. 식별할 수 있는 특징이 드러난다면 이들에게도 같은 설명이 필요합니다.

넷째는 동의 자료는 받았지만 배포 계획표와 말이 다른 경우입니다. 동의 자료에는 「병원 채널」이라고만 쓰고 표에는 광고까지 들어 있다면, 어느 쪽이 실제 동의 범위인지를 두고 다툼이 생길 수 있습니다. 두 문서는 같은 말로 씁니다.

홈페이지 화면으로 쓰는 경우

병원 홈페이지 디자인 시안에 쓰는 출연자의 사진이나 영상 캡처도 배포 계획표에 한 줄로 올립니다. 시안 단계에서 쓴 화면이 그대로 실제 홈페이지에 남는 일이 있으므로, 시안에 넣기 전에 홈페이지가 배포처로 동의 자료에 들어 있는지를 확인합니다.

홈페이지에서 출연자의 모습은 첫 화면의 큰 사진, 의료진 소개의 작은 사진, 영상 재생기 안의 화면처럼 여러 형태로 쓰일 수 있습니다. 배포 계획표의 쓰는 형태 칸에 이 가운데 무엇인지를 쓰고, 출연자에게도 그 형태의 예시 화면을 보여 줍니다.